À propos des demande électronique Novari – Accès centralisé

Novari eRequest est un système de référence électronique. Vous l’utilisez pour créer, recevoir, examiner et gérer des références dans le cadre de votre rôle.

Les écrans, options et libellés peuvent varier selon votre rôle et la configuration locale.

Remarque : les écrans et options affichés peuvent différer selon votre rôle, la configuration de votre organisation et/ou les mises à jour récentes de la plateforme Novari.

Les termes et les libellés à l’écran

Dans ce guide, « référence » est le terme standard utilisé pour l’élément qui circule dans le flux de travail.

Selon la configuration, vous pourriez également voir des libellés comme eRequest (Demande électronique), eReferral (Référence électronique), requisition (réquisition), Reject (Rejeter) ou Split Pages (Diviser les pages). Ces termes désignent tous la même référence.

Les filtres permettent d’affiner les listes afin de vous concentrer sur des références précises (par exemple, selon l’état ou la date).

Les balises d’acheminement aident à filtrer les options d’emplacement lors de l’acheminement d’une référence dans l’état En attente d’acheminement.

Doc AI

Doc AI analyse les documents de référence reçus par télécopie et extrait des renseignements clés (par exemple, données démographiques du patient, renseignements sur le fournisseur) afin de réduire la saisie manuelle.

Les utilisateurs DOIVENT vérifier toutes les informations extraites : Doc AI soutient votre flux de travail, mais ne prend jamais de décisions.

Utilisation de Novari eRequest

Pour utiliser Novari eRequest, ouvrez une session à l’aide des identifiants fournis par votre organisation.

• Utilisez un navigateur Web pris en charge (Chrome est recommandé, sauf indication contraire de votre organisation).
• Utilisez l’adresse du site fournie par votre organisation.
• Consultez les Conditions d’utilisation et la Politique de confidentialité, situées en bas à gauche de la page de connexion.
• Si votre organisation fournit un raccourci sur le bureau, vous pouvez l’utiliser au lieu de saisir l’adresse.
• Page d’aide pour la connexion Centre de ressources Novari Health .
   
• Sujets abordés dans cet article
  • Connexion
  • Gestion de votre profil utilisateur
  • Aperçu général de Novari eRequest
  • États de référence
  • Champs
  • Créer et enregistrer un filtre
  • Discussion
  • Demandes externes (boîte de réception)

Connexion

1. Saisissez votre nom d’utilisateur (habituellement votre adresse électronique).
2. Sélectionnez Suivant.
3. Sélectionnez un compte local Novari Health OU choisissez un partenaire de connexion dans la liste, si votre organisation a activé cette option.
4. Saisissez votre mot de passe et sélectionnez Se connecter.

Remarque : lorsque vous saisissez votre mot de passe, vous pouvez, selon votre navigateur et votre configuration, l’afficher ou le masquer à l’écran.

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Si vous oubliez votre mot de passe

1. Sur la page de connexion, sélectionnez Mot de passe oublié.
2. Suivez les instructions pour demander une réinitialisation du mot de passe.
3. Ouvrez le courriel de réinitialisation et cliquez sur le lien.
4. Créez et confirmez votre nouveau mot de passe.
5. Si vous ne recevez pas le courriel, vérifiez votre dossier de courriels indésirables.
6. Si le courriel n’apparaît toujours pas, communiquez avec votre administrateur système ou le soutien local.

Déconnexion

Déconnectez-vous lorsque vous avez terminé votre travail ou lorsque vous quittez votre poste, surtout si vous utilisez un appareil partagé.

1. Ouvrez le menu utilisateur.
2. Sélectionnez Se déconnecter (ou l’option équivalente affichée dans votre configuration).

Gestion de votre profil utilisateur

Tous les utilisateurs peuvent consulter leur propre profil. Les options affichées et les éléments modifiables dépendent de votre rôle et de la configuration de votre organisation.

Ouvrir votre profil

1. Ouvrez le menu utilisateur.
2. Sélectionnez Profil utilisateur.

Ce que vous pourriez voir dans votre profil

• Détails de la personne
• Détails du compte
• Paramètres utilisateur eRequest

Détails de la personne

Le contenu affiché dépend de votre rôle et de la configuration locale.

Vous pouvez :

• consulter votre nom et vos coordonnées
• mettre à jour vos coordonnées, comme le numéro de téléphone ou le poste

Remarque : certains renseignements peuvent être en lecture seule et ne peuvent être modifiés que par un administrateur.

Détails du compte

À partir de la section des détails du compte, vous pourriez être en mesure de :

• voir votre dernière connexion
• consulter vos rôles attribués
• voir si une option de connexion partenaire est active
• voir si vous êtes identifié comme dépositaire de renseignements sur la santé
• modifier votre mot de passe

Paramètres utilisateur eRequest

Remarque : ces options s’affichent uniquement si votre rôle et votre configuration incluent les paramètres utilisateur eRequest.

Si ces paramètres sont activés pour votre compte, vous pourriez être en mesure de :

• activer ou désactiver l’affichage côte à côte
• activer le retour automatique à la boîte de reception
• gérer les modèles de télécopie (par exemple, ajouter, renommer ou mettre à jour des modèles)
• Si vous ne voyez pas ces options, il est possible que votre rôle ou votre configuration ne les inclue pas. Communiquez avec votre administrateur système si vous pensez devoir y avoir accès.

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Aperçu général de Novari eRequest

Dans Novari eRequest, une référence est l’élément qui circule dans le flux de travail. Les références passent par une série d’états à mesure que les tâches sont effectuées. Chaque état détermine où la référence apparaît et quelles actions sont disponibles.

Tableaux de bord

Les tableaux de bord affichent les références pertinentes pour votre rôle. Vous pourriez voir un ou plusieurs onglets de tableau de bord. Ce qui est affiché dépend de vos rôles attribués ainsi que des parcours et services configurés par votre organisation.

Sections

Chaque tableau de bord est divisé en sections. Les sections regroupent les références selon leur état ou l’action requise. Le nombre affiché à côté de chaque section indique combien de références s’y trouvent actuellement.

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États de reference

Les états des références indiquent où se situe une référence dans le flux de travail. L’état actuel est affiché près du haut de la référence. Les états permettent de déterminer où une référence apparaît, quelles actions sont possibles et comment les systèmes en aval la traitent.

Verrouillage des références

Lorsque vous ouvrez une référence, le système la verrouille pour éviter des modifications conflictuelles.

• Cadenas vert : vous pouvez modifier la référence.

Cadenas rouge : un autre utilisateur modifie la référence ou Doc AI traite une référence entrante. Vous pouvez uniquement la consulter.

Le système libère le verrou lorsque vous quittez la référence ou après une période d’inactivité.

Une référence est déverrouillée lorsque :

• vous quittez la référence, ou
• une période définie s’écoule sans activité (par exemple, 90 minutes, selon la configuration)

Remarque : si un onglet du navigateur se ferme de façon inattendue, le système libère les verrous inactifs après le délai configuré. Les administrateurs peuvent, au besoin, forcer le déverrouillage selon les procédures locales.

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Champs

Les champs contiennent les renseignements sur le patient, les données cliniques et les informations liées au flux de travail nécessaires au traitement d’une référence. Les champs visibles ou modifiables dépendent de votre rôle et de la configuration de votre organisation.

Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque (*). Tous les champs obligatoires doivent être remplis avant que la référence puisse passer à l’état suivant.

Les types de champs courants comprennent :

• champs de texte
• champs de date
• cases à cocher
• listes déroulantes
• sélections Oui/Non

Remarque : si vous n’êtes pas certain de la raison pour laquelle un champ est requis ou de son utilisation, suivez votre processus local ou consultez le guide complet de Novari eRequest.

Accordéons

Les accordéons divisent la référence en sections afin de vous permettre de consulter ou de saisir l’information une section à la fois. Le contenu de chaque accordéon dépend de votre rôle, de l’état actuel de la référence et de la configuration de votre organisation.

Les accordéons peuvent :

• S’ouvrir automatiquement lorsqu’une étape du flux de travail requiert votre attention.
• Se développer ou se réduire lorsqu’ils sont sélectionnés.
• Être en lecture seule si votre rôle ne permet pas la modification.
• Afficher uniquement les champs pertinents à l’étape actuelle du flux de travail de la référence.

Actions

Les actions sont les options permettant de faire progresser la référence dans le flux de travail. Les actions disponibles dépendent de votre rôle, de l’état de la référence, des champs obligatoires ou des approbations requises, ainsi que de la configuration de votre site.

Exemples d’actions courantes :

• Faire passer la référence à l’état suivant.
• Envoyer une communication ou une télécopie.
• Demander des renseignements manquants.
• Consigner un délai.
• Compléter ou fermer la référence, si autorisé.
• Les actions apparaissent près du haut de la référence et évoluent à mesure que celle-ci progresse.

Filtres

Les filtres vous permettent de restreindre la liste des références afin de vous concentrer sur celles qui correspondent à des critères précis, comme l’état, le type de demande, la plage de dates ou l’emplacement.

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Créer et enregistrer un filtre

1. Dans l’affichage en liste, ouvrez le menu des filtres.
2. Sélectionnez les critères souhaités.
3. Appliquez le filtre et examinez les résultats.
4. Enregistrez le filtre si vous souhaitez le réutiliser et attribuez-lui un nom clair.

Appliquer un filtre enregistré

1. Ouvrez le menu des filtres.
2. Sélectionnez le filtre enregistré.
3. Vérifiez la liste pour vous assurer qu’elle correspond à vos attentes.

Remarque : les filtres enregistrés sont associés à votre compte. Les options de filtrage peuvent varier selon votre rôle et la configuration.

Traitement rapide

Le traitement rapide vous permet de traiter les références une à une sans revenir à l’affichage en liste après chaque référence.

Lorsque vous utilisez cette fonction, le système :

• Ouvre la référence suivante dans la section.
• Ignore toute référence verrouillée par un autre utilisateur.
• Continue jusqu’à ce qu’il n’y ait plus de références à traiter dans cette section.

Démarrer le traitement rapide

1. Ouvrez la section dans laquelle vous souhaitez travailler.
2. Sélectionnez l’option pour démarrer le traitement rapide (si elle est activée dans votre configuration).
3. Traitez chaque référence au fur et à mesure qu’elle s’affiche.
4. Faites progresser la référence ou effectuez l’action requise.
5. Quittez le traitement rapide lorsque vous avez terminé.

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Discussion

La section Discussion permet aux utilisateurs autorisés de communiquer au sein d’une référence.

Elle peut également servir à communiquer avec le fournisseur référent via le réseau Ocean eReferral.

1. Ouvrez la référence.
2. Faites défiler jusqu’à la section Discussion en bas de la page.
3. Saisissez votre message dans le champ Saisir une note ici (vous pouvez redimensionner ce champ).
4. Cliquez sur l’icône verte d’enregistrement.
5. Votre note s’affichera avec votre nom d’utilisateur, la date, l’heure et le message.

Remarque : survolez votre note enregistrée et cliquez sur l’icône d’enveloppe pour la marquer comme non lue; une notification s’affichera. L’en-tête Discussion affichera un compteur rouge indiquant les messages non lus.

Pièce jointe dans la section Discussion

1. Sélectionnez Ajouter une nouvelle pièce jointe.
2. Choisissez Téléverser à partir d’un fichier et sélectionnez le fichier à ajouter.
3. Le fichier apparaîtra dans l’onglet Pièces jointes ainsi que dans le fil de discussion.
4. Ajoutez une note et marquez-la comme non lue si vous souhaitez en informer d’autres utilisateurs.

Demandes externes (boîte de réception)

Une demande externe est une référence qui débute à l’extérieur de Novari eRequest. Les demandes externes peuvent être reçues par télécopie électronique, par référence électronique provenant d’un autre système, ou sous forme de document numérisé ou téléversé.

Remarque : votre organisation peut disposer d’une ou de plusieurs boîtes de réception pour les demandes externes. Chaque boîte de réception affiche des renseignements clés comme le numéro de référence, le niveau d’urgence, la date de la demande et le type de demande.

Traiter une demande externe

Lorsque vous ouvrez une demande externe, vous pouvez examiner les pages et décider des prochaines étapes. Selon votre rôle et votre configuration, vous pourriez être en mesure de :

• Créer une nouvelle référence.
• Associer la demande à une référence existante.
• Déplacer la demande vers une autre boîte de réception.
• Rejeter, ignorer ou marquer la demande comme indésirable.

Actions disponibles pour les demandes externs

Les actions disponibles varient selon la configuration, mais peuvent inclure :

• Mettre à jour le niveau d’urgence.
• Déplacer vers une autre boîte de réception.
• Supprimer des pages.
• Réorganiser les pages.
• Faire pivoter les pages.
• Diviser la demande en plusieurs éléments si elle contient plus d’une reference.

Utilisez ces actions pour organiser la demande avant de créer une référence ou de l’associer à une référence existante.

Créer une référence à partir d’une demande externe

Remarque : les libellés des boutons et les actions disponibles correspondent à l’expérience standard de Novari eRequest. Les options exactes peuvent varier selon votre rôle et la configuration locale.

1. Ouvrez la demande externe dans la boîte de réception appropriée.
2. Examinez les pages pour confirmer qu’elles appartiennent à la même référence.
3. Sélectionnez l’option pour traiter la demande.
4. Choisissez l’option permettant de créer une nouvelle eRequest.
5. Recherchez et associez le fournisseur demandeur.
6. Créez la référence.
7. Associez le patient.
8. Remplissez tous les champs obligatoires.
9. Faites progresser la référence conformément à votre processus local et aux autorisations de votre rôle.

La création d’une référence permet d’intégrer les renseignements externes dans le flux de travail afin qu’ils puissent être acheminés et gérés selon le processus standard.

Rejeter, ignorer ou marquer comme indésirable

Utilisez Rejeter ou Ignorer lorsqu’une demande externe ne peut pas être traitée selon vos critères locaux.

1. Ouvrez la demande externe dans la boîte de réception appropriée.
2. Sélectionnez l’option pour traiter la demande.
3. Choisissez Rejeter ou Ignorer.
4. Sélectionnez un motif dans la liste, si requis.
5. Confirmez ou mettez à jour les détails de télécopie si demandé.
6. Remplissez les champs obligatoires.
7. Ajoutez des notes au besoin pour la documentation locale.
8. Confirmez l’action.

Remarque : si la demande est marquée comme indésirable, aucun envoi de télécopie de retour n’est effectué. La demande sera alors affichée comme « Ignorée » dans la boîte de réception.

Remarque : les demandes rejetées, ignorées ou supprimées demeurent accessibles pendant une période définie avant d’être retirées des vues filtrées, selon la configuration.

Diviser une demande externe

Utilisez Diviser les pages lorsqu’un document contient plus d’une référence.

1. Ouvrez la demande externe.
2. Sélectionnez Diviser les pages.
3. Saisissez les plages de pages pour chaque référence.
4. Confirmez la division.
5. Important : veuillez inclure toutes les pages du document original avant de confirmer.

Une fois la division effectuée, chaque nouvelle demande apparaît comme une entrée distincte dans la boîte de réception.

Important : assurez-vous que toutes les pages de la demande originale ont été incluses dans l’une des nouvelles demandes avant de confirmer la division.

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Envoi de télécopies sortantes

Si l’envoi de télécopies est activé dans votre configuration, vous pouvez envoyer une télécopie à partir d’une référence.

Envoyer une télécopie

1. Ouvrez la référence.
2. Sélectionnez l’option pour envoyer une télécopie.
3. Vérifiez ou saisissez le ou les numéros de télécopie.
4. Remplissez tous les champs obligatoires.
5. Sélectionnez un modèle de télécopie, si nécessaire.
6. Choisissez les pièces jointes à inclure.
7. Envoyez la télécopie.
8. Les télécopies envoyées apparaissent dans la section des communications ou de l’historique de la référence, selon la configuration.

Modèles de télécopie

Les modèles de télécopie permettent de réutiliser des formulations standard lors de l’envoi de télécopies à partir des références. Les modèles sont généralement propres à chaque utilisateur.

Selon votre rôle et votre configuration, vous pourriez être en mesure de :

• Téléverser des modèles (par exemple, des documents Word).
• Renommer des modèles.
• Modifier des modèles.
• Supprimer des modèles.

Les modèles peuvent inclure des clés de remplissage automatique qui insèrent des renseignements sur la référence et le patient dans la télécopie, en fonction des données de la référence.

Renseignements manquants

Si les renseignements sur le fournisseur sont manquants ou incomplets et que votre organisation a décidé de ne pas traiter la référence, suivez vos procédures locales.

Si des renseignements sont manquants ou incomplets dans une référence en cours de traitement, vous pouvez signaler le problème et demander une mise à jour au fournisseur demandeur conformément à votre processus local.

Demander des renseignements manquants

1. Ouvrez la référence.
2. Ouvrez l’accordéon Renseignements manquants.
3. Sélectionnez les éléments manquants ou incomplets.
4. Sélectionnez l’action pour demander des renseignements.
5. Confirmez ou mettez à jour les coordonnées si demandé.
6. Remplissez les champs obligatoires.
7. Envoyez la demande.
8. La référence passe à l’état Renseignements requis jusqu’à ce que les renseignements manquants soient fournis et consignés dans le système.

Rechercher une référence

Utilisez la fonction de recherche pour trouver des références à l’aide des renseignements sur le patient ou du numéro de référence. Les critères de recherche et les résultats affichés peuvent dépendre de votre rôle et de votre configuration.

1. Ouvrez la fonction de recherche.
2. Saisissez le nom de famille du patient, le numéro de carte Santé ou le numéro de référence.
3. Examinez les résultats de la recherche et ouvrez la référence souhaitée.

Remarque : La recherche par numéro de référence peut retourner uniquement la référence correspondante, selon la configuration de votre système.

Balises d’acheminement

Les balises d’acheminement permettent de filtrer les options d’acheminement pour les références en statut En attente d’acheminement. Les balises apparaissent uniquement si votre administrateur Novari eRequest les a créées et attribuées.

Accéder aux balises

1. Ouvrez une référence au statut En attente d’acheminement.
2. Développez l’accordéon Acheminement (par exemple, Acheminement centralisé).
3. L’écran affiche Sélectionner des balises… et une colonne Balises lorsque des balises existent.

Façons de filtrer par balises

1. Faire défiler et sélectionner des balises
   • Cliquez sur Sélectionner des balises….
   • Choisissez les balises une à une dans la liste.
   • Les balises sélectionnées apparaissent dans la zone et sont retirées de la liste.
   • Supprimez une balise en sélectionnant son x.

2. Rechercher des balises
   • Cliquez sur Sélectionner des balises….
   • Saisissez des lettres pour filtrer les options.
   • Sélectionnez les balises souhaitées dans les résultats filtrés.
      
3. Sélectionner à partir de la colonne Balises
   • Cliquez directement sur une balise à côté d’un emplacement dans la colonne Balises.
   • La balise est automatiquement ajoutée à Sélectionner des balises….

Filtrage avec plusieurs balises

• Vous pouvez sélectionner plusieurs balises.

Les emplacements correspondant à toutes les balises sélectionnées apparaissent en premier, suivis de ceux correspondant à un nombre inférieur.

Aide et soutien

Pour plus d’information, sélectionnez Aide dans votre menu utilisateur afin d’ouvrir le Centre de soutien Novari eRequest.

Obtenir du soutien

Utilisez votre processus de soutien local si vous ne pouvez pas effectuer une tâche ou si une erreur persiste.

• Communiquez avec votre administrateur système pour toute question liée à l’accès au compte, aux rôles ou à la configuration.
• Suivez le processus local de soutien ou d’escalade de votre organisation pour les problèmes techniques.

Dépannage des problèmes de numérisation

Si la numérisation n’est pas disponible ou ne fonctionne pas comme prévu, essayez les vérifications suivantes avant de faire remonter le problème.

• Vérifiez que le numériseur est connecté et sous tension.
• Vérifiez qu’il apparaît dans la liste des appareils de votre système d’exploitation.
• Testez la numérisation en dehors de Novari à l’aide de votre application habituelle.
• Si la numérisation directe dans Novari n’est pas disponible, numérisez le document autrement et téléversez le fichier.
• Si le problème persiste, suivez votre processus local de soutien ou d’escalade.

Foire aux questions (FAQ)

Une référence peut-elle être renvoyée à une étape précédente du flux de travail?

Non. Une fois certaines actions clés complétées, les références ne peuvent pas être ramenées en arrière dans le flux de travail. Si un travail supplémentaire est requis, suivez votre processus local. Cela peut inclure la création d’une nouvelle référence.

Les références fermées peuvent-elles être rouvertes?

Non. Les références fermées ne peuvent pas être rouvertes. Si un travail supplémentaire est requis, vous devez créer une nouvelle référence.

Combien de temps les demandes rejetées ou ignorées demeurent-elles disponibles?

Les demandes rejetées, ignorées ou supprimées demeurent accessibles pendant une période définie avant d’être retirées des vues filtrées, selon la configuration.