Utilisez ce guide pour effectuer les tâches quotidiennes dans le pôle d’admission centralisée (Pôle AC). Il explique comment vous connecter, trouver du travail, examiner les références et gérer les exceptions courantes.
Accès et connexion
Le Pôle AC est accessible par navigateur. Aucune installation n’est requise.
Ouvrez un navigateur (Chrome, Edge ou Firefox).
Accédez à l’URL du site.
Ajoutez la page à vos favoris si vous l’utilisez souvent.
Saisissez votre adresse électronique et votre mot de passe, puis sélectionnez Se connecter.
Page de connexion
Réinitialisation du mot de passe (Mot de passe oublié?)
Utilisez cette option si vous avez déjà un compte Pôle AC.
Sur la page de connexion, sélectionnez Mot de passe oublié?
Saisissez l’adresse électronique associée à votre compte Pôle AC.
Ouvrez le courriel de réinitialisation du mot de passe et suivez les instructions.
Aide relative au compte (service d’assistance)
Communiquez avec le service d’assistance si vous :
Ne pouvez pas vous connecter.
Ne pouvez pas accéder à une file d’attente ou à un onglet nécessaire.
Ne recevez pas les courriels d’activation ou de réinitialisation.
Rencontrez des erreurs système qui vous empêchent de travailler.
Après la connexion, le Pôle AC ouvre le tableau de bord. Utilisez-le pour :
Visualiser la charge de travail en un coup d’œil.
Ouvrir les files d’attente (listes de travail).
Accéder directement à une référence.
Dans le tableau de bord, vous verrez
Une barre de navigation supérieure (Tableau de bord, Tâches, Documents).
Des onglets de flux de travail (par exemple, Pour examen, Retour au pôle, Acheminé, Tous).
Des tuiles de flux de travail (files d’attente avec nombre de références).
Des graphiques/widgets (si activés).
Conseil : Utilisez le tableau de bord pour une vue globale de la charge de travail. Utilisez la fonction Tâches pour accéder à une liste de travail ciblée.
Tableau de bord avec barre de navigation supérieure, onglets, files d’attente, listes, menu utilisateur, navigation latérale gauche et accès rapide aux files d’attente et aux listes
Traitement des références
Utilisez les onglets de flux de travail pour trouver la file d’attente appropriée.
Le Pôle AC envoie les références ici une fois les vérifications automatisées terminées, lorsqu’une intervention humaine est requise pour confirmer ou corriger des éléments.
Dans cet onglet, vous pouvez voir les files d’attente suivantes :
Examen des lots [Batches] Examiner et corriger la manière dont le système a fractionné une télécopie contenant plusieurs références.
Utilisez cette file d’attente pour confirmer que le Pôle AC a correctement saisi la référence.
Le Pôle AC peut mettre en évidence certains champs lorsqu’il ne peut pas lire clairement la télécopie (par exemple, écriture illisible ou mauvaise qualité d’image). Vous devez confirmer ces champs.
Ouvrez Examen des nouvelles références.
Comparez les champs extraits avec l’image de la télécopie.
Corrigez les champs erronés ou incomplets.
Sélectionnez Soumettre pour faire passer la référence à l’étape suivante (généralement Sélection du fournisseur de services [Select SP]).
Important : Les champs nécessitant une vérification ne sont pas équivalents à une référence incomplète. Si des renseignements requis sont manquants, vous devez rejeter la référence (voir Rejeter une référence).
Utilisez cette file d’attente pour confirmer ou modifier le site d’imagerie recommandé avant d’envoyer la référence.
Ouvrez Sélection du fournisseur de services [Select SP].
Sélectionnez une référence dans la liste.
Dans le visualiseur de référence, ouvrez Fournisseurs de services.
Confirmez que le fournisseur recommandé répond aux besoins de la référence (cliniques et logistiques).
Sélectionnez Soumettre pour acheminer la référence.
Remplacer le fournisseur recommandé
Remplacez la recommandation lorsque vous devez choisir un autre site (par exemple, disponibilité du service, spécialisation, accessibilité ou règles opérationnelles d’acheminement).
Dans Fournisseurs de services, sélectionnez le fournisseur souhaité.
Examinez les détails du fournisseur (si le profil s’ouvre).
Sélectionnez Sélectionner le fournisseur pour confirmer votre choix.
Sélectionnez Soumettre pour envoyer la référence.
Remarque : Le fait de sélectionner un fournisseur n’envoie pas la référence. La référence est envoyée uniquement lorsque vous sélectionnez Soumettre.
Filtres des fournisseurs de services
Utilisez les filtres pour restreindre la liste des fournisseurs.
Ouvrez Fournisseurs de services.
Sélectionnez Filtres.
Définissez les filtres requis.
Sélectionnez Appliquer les filtres.
Acheminer vers un autre pôle regional
Utilisez cette option lorsqu’aucun fournisseur approprié dans votre région ne peut effectuer l’examen.
Ouvrez la référence.
Accédez à la section Sélection du site.
Sélectionnez un pôle dans Acheminer vers un pôle régional (Centre, Est, Nord-Est, Nord-Ouest, Toronto, Ouest).
Le système tente automatiquement de renvoyer les télécopies sortantes (jusqu’à 3 tentatives, espacées de 2 minutes). Si l’envoi échoue toujours, le Pôle AC envoie la référence dans cette file.
Vignette d’échec d’envoi par télécopie
Que faire
Essayez de renvoyer la télécopie.
Vérifiez le numéro de télécopie du destinataire (au besoin).
Communiquez avec le destinataire s’il signale des problèmes de télécopie.
Sélectionnez un autre fournisseur et réacheminez la référence si nécessaire.
Pour renvoyer
Ouvrez Échec d’envoi par télécopie [Fax Send Failure].
Sélectionnez Renvoyer la télécopie.
Remarque : Après plusieurs échecs, le système peut renvoyer l’élément vers Pour examen [For Review (MRI)] / [For Review (CT)] et vous demander de confirmer le numéro de télécopie ou de réacheminer la référence.
Onglet Retour au pole
Utilisez cet onglet pour consulter les références retournées au pôle par les fournisseurs de services. Vous pouvez voir :
File d’attente non clinique : Retournées pour des raisons non cliniques et nécessitant un réacheminement.
Liste clinique / pour information : Retournées pour d’autres raisons (historique/référence).
Utilisez la recherche et les filtres pour trouver la référence souhaitée.
Utilisez cet onglet pour effectuer des recherches étendues dans différents statuts et catégories.
Recherche
Utilisez la barre de recherche pour trouver une référence dans la file d’attente ou la liste affichée.
Saisissez le texte de recherche.
Sélectionnez la loupe ou appuyez sur Entrée.
Effacez la recherche en sélectionnant X.
Conseil : Utilisez un astérisque (*) comme caractère générique. Exemple : ref* permet de trouver « référence », « référencement », etc.
Filtres de colonnes
Saisissez une valeur dans Valeur du filtre, puis sélectionnez Appliquer le filtre.
Triez les résultats par ordre croissant ou décroissant à partir du menu de la colonne.
Historique des documents
Utilisez l’historique des documents pour consulter les actions effectuées sur une référence.
Dans une file d’attente ou une liste, ouvrez le menu à la fin du nom du fichier (trois points).
Sélectionnez Historique des documents.
Filtrez par utilisateur ou par actions système.
Téléchargez le journal au besoin.
Icône du menu Historique des documents
Vérification rapide (avant de soumettre)
Avant de sélectionner Soumettre, vérifiez que :
Les champs requis sont remplis.
Vos corrections correspondent à la télécopie.
Vous avez sélectionné le bon fournisseur ou pôle (le cas échéant).
Glossaire
Utilisez ces termes de manière uniforme lorsque vous travaillez dans le pôle d’admission centralisée.
Examen des lots – Étape où vous vérifiez le fractionnement des télécopies contenant plusieurs références
Code-barres – Identifiant unique reliant les fils de télécopie entrants et sortants pour une reference
Imagerie diagnostique (ID) – Services d’IRM et de TDM à l’étape 1
Doublon – Référence correspondant à une référence existante pour le même patient, le même service et dans la période définie
Répertoire des services – Données sur les capacités des fournisseurs, incluant les sites d’IRM/TDM, les modalités et les examens spécialisés
Formulaire de référence normalisé (FRN) – Modèle de formulaire approuvé utilisé pour les références en imagerie diagnostique
Pôle d’admission centralisée – Plateforme Ricoh accessible par navigateur utilisée pour recevoir, valider, acheminer et gérer les références IRM et TDM à l’étape 1
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